Уже много сказано о преимуществах МФУ (многофункциональное устройство) перед отдельными устройствами, об их эффективности и экспансии на рынке. Разработчики много внимания уделили удобству и понятности интерфейса, благодаря чему с современным устройством способен справиться пользователь с минимальными навыками. А вот с выбором конкретной модели и с понятностью ее функций покупателю не все так радужно. Чем чреват неправильный выбор печатающего устройства? Это, конечно, излишние затраты и потеря эффективности работы. Эта статья - некое пособие по выбору многофункционального устройства для всех категорий покупателей.

Основной критерий разделения МФУ - позиционирование. Это подсказка производителя, для чего лучше использовать аппарат. Оно помогает сопоставить его возможности и планируемый объем нагрузки. При выборе важен и разумный, неэмоциональный подход — покупатель, даже понимая суть всех характеристик устройства, нередко берет аппарат, не соответствующий потребностям, тогда часть его функций или мощностей висит «мертвым грузом» либо, наоборот, печатающее устройство превращается в «бутылочное горлышко» документопотока.

В домашнем пользовании объем работы обычно невелик, а спектр задач относительно широк. Первое из традиционных заданий для домашней «типографии» — печать рефератов, курсовых и дипломных работ. Для этих целей вполне подойдет простой струйный принтер или лазерный начального уровня, но этот тип устройств — тема другой статьи. Второе направление — работа с фотографиями. Здесь есть «ниша» для МФУ, она включает сканирование отпечатков, пленок, да и просто красивых картинок, которые хочется иметь в электронном виде, чтобы, например, отправить по электронной почте. Кроме того, сканер может быть использован для ввода в компьютер и распознавания текстов (для тех же рефератов и дипломов). В задачи копира входит создание дубликатов различных социальных документов, копий паспорта, конспектов лекций и т. д., то есть то, для чего обычно используют пункты оперативного копирования — «ксероксы» — в различных точках, торгующих печатной продукцией и канцтоварами. В соответствии с заданным кругом потребностей обрисуем общие требования к домашнему МФУ. Нагрузка небольшая, поэтому лазерный метод печати здесь вряд ли себя оправдает и наверняка будет очень дорогим, если аппарат цветной. В монохромном домашнем устройстве интереса мало, к тому же черно-белых струйных аппаратов в магазинах давно уже нет.

Ну а если есть цветные чернила, то неплохо бы иметь и фотографическое качество, что не редкость для современных струйников. Не секрет, что фотография занимает существенную долю домашней печати и ее объем увеличивается быстрыми темпами. Кстати, часть аппаратов класса «фото» снабжена средствами вывода снимков непосредственно с фотоаппарата, минуя компьютер. Это удобно для любителя, но, если есть компьютер, эту функцию можно считать роскошью. Или даже излишеством — при творческом подходе к делу с использованием программ коррекции фотографий, при создании коллажей… К тому же на маленьком ЖК-дисплее предварительный просмотр неудобен.

Какие характеристики должны быть у сканирующего модуля? Для копирования и распознавания текстов достаточно иметь монохромное устройство, для других целей нужен цвет. Какого разрешения достаточно? Если не ставить перед собой цели перевода фотопленок в цифровой вид, то вполне хватит среднего разрешения — 600-1200 dpi (точек на дюйм). Откуда это цифра? Ответ прост: она соответствует или на ступеньку выше стандартного лазерного качества печати (600 dpi), то есть обеспечивает приемлемую воспроизводимость при печати сканированного изображения.

Специфической причиной приобретения МФУ для дома является индивидуальное предпринимательство, «домашний офис». Здесь требования к аппарату примерно те же, что и для персональной офисной машины: простота использования, объем печати — минимальный для лазерного механизма и максимальный для струйника, приемлемая скорость, при необходимости — наличие факса. Оптимальным выбором является лазерное монохромное МФУ начального уровня формата А4. Если нужен цвет, то есть два варианта: дешевый лазерник или производительная струйная машина. Лазерных персоналок мы еще коснемся в следующем разделе.

Что считать «малым офисом» или малой рабочей группой? Деление довольно условное, каждый производитель определяет его по-своему. Например, обозначив максимальное число пользователей пятью человеками. А такому коллективу может оказаться достаточно персонального устройства, не подключенного напрямую к вычислительной сети, но используемого совместно через управляющий компьютер. Осмелимся предложить читателю свой вариант деления по линейкам. Многофункциональными устройствами для малого офиса мы будем считать все те, что не обладают возможностью подключения внутреннего жесткого диска и финишных опций.

Наиболее простым МФУ для офиса является уже указанный выше вариант с персоналкой, подключенной к одному из компьютеров в сети (например, по интерфейсу USB). Это оптимально для коллектива из двухчетырех человек, с большим количеством сотрудников могут возникнуть проблемы. Здесь важно правильно оценить объем печати, иначе это может вылиться в постоянные проблемы с картриджами и неоправданно высокую стоимость печати. Тут надо иметь в виду, что USB-принтеры стандартно работают по графическому интерфейсу и часто имеют драйвера только под ОС Windows, кроме того, для доступа по сети управляющий компьютер должен быть постоянно включен.

Настало время поговорить о наращиваемой конфигурации и пояснить, что значит слово «опции».  Точно угодить каждому потребителю производитель не в состоянии. Поэтому большая часть печатающих машин для бизнеса обладает модульностью, модель имеет несколько модификаций и/ или обладает возможностью подключения различных устройств. Так, потребитель, купив МФУ, попользовавшись им какое-то время и решив, что ему нужна автоматическая двухсторонняя печать, может приобрести и установить на устройство соответствующий модуль (дуплекс). Такой дополнительно приобретаемый узел называют «опцией». Ими могут быть: автоподатчик оригиналов, сетевая плата (или сервер), дополнительная память, жесткий диск и многое другое.

Нередко дополнительным оборудованием является факс. Часто он подразумевает установку дополнительной панели быстрого набора номера, а вот трубок у МФУ обычно не бывает, это все же не телефон. Одна из стандартных функций этого устройства — передача факсимильного сообщения на компьютер с исключением «бумажной» фазы. Опция — это не всегда механизм. Например, для добавления копиру возможностей сканера в большинстве случаев достаточно установить дополнительную постоянную память с недостающей программой или даже просто разблокировать функцию сканирования, установив соответствующий ключ.

Использование цвета в типичном малом офисе — явление нечастое. Если необходима печать в красках, есть два варианта — струйное или небюджетное лазерное устройство. Отношение к струйнику как к домашнему аппарату в некоторой степени анахронизм. Современные бизнес-модели ненамного уступают персональным лазерным машинам в скорости и качестве монохромной печати, а в цветной дадут фору многим из них. Другая существенная проблема струйного метода — водостойкость отпечатков на обычной бумаге. Ее решают применением пигментных чернил, но далеко не все струйные МФУ используют их, поэтому при выборе следует обращать на это внимание.

Для чего нужен сканер в небольшой организации?  Типичные цели — распознавание текста и пересылка документов по электронной почте. Это не требует высокого разрешения, да и цвет не всегда нужен. Поэтому не удивляйтесь, если в вашем офисном МФУ окажется монохромный сканер с разрешением не больше 600 dpi.

Интегрируемое непосредственно в сеть МФУ — следующая ступенька после персонального устройства. Он рассчитан на большую нагрузку, чем локальный (персональный), и обладает соответствующими характеристиками. Часто (не всегда!) в базовой конфигурации он уже имеет дуплекс и кассету подачи бумаги приличной емкости.

Автоподатчиком оригиналов оснащают и многие локальные машины. Он необходим для удобного, быстрого сканирования. Они бывают трех типов. Самый простой — односторонний. С его помощью нетрудно сделать и двухсторонние копии, пропустив пачку материалов дважды, сначала одной, потом другой стороной. Но это не очень удобно и чревато проблемами (например, можно по ошибке поместить пачку в лоток не той стороной). Обычный двухсторонний (реверсивный) податчик сканирует по очереди обе стороны каждого листа и исключает проблемы, связанные с ручным двухсторонним копированием. В большинстве случаев его возможностей достаточно. Но если производительность критична, тут поможет однопроходный двухсторонний автоподатчик, который имеет две сканирующие линейки и «читает» обе стороны листа одновременно. И, конечно, наличие последнего не имеет большого смысла, если не установлен дуплекс.

Какие функции МФУ доступны по сети? Для несложных устройств — это только печать. У серьезных машин — и принтер, и сканер, и факс работают с сетью. Сетевой сканер помимо простого управления процессом с компьютера может иметь возможность автономной отправки сканированного изображения на любой компьютер или FTP-сервер в сети, или даже по электронной почте. Последнюю функцию чаще относят к факсу. На его способностях остановимся подробнее. Сетевой факс обычно ассоциируют с безбумажным офисом. Функциональность многих представителей этого класса впечатляет. Во-первых, это работа с внутренней адресной книгой или даже c офисным LDAP-сервером. 

Непосредственная отправка и прием электронной почты по протоколам SMTP, POP3 и IMAP4 тоже не редкость, часто эту функцию обозначают как «интернет-факс», но об этом ниже. Список «способностей» сетевого факса может включать пересылку сообщений определенных отправителей на определенные компьютеры в сети, прием во внутреннюю память, блокировку «спамеров», групповую рассылку по графику (например, в ночное время) и т. д. 

Вернемся к факсимильной передаче через Всемирную паутину. Интернет-факс — несколько иная вещь, чем просто отправка изображения на e-mail. Действительно, он подразумевает преобразование и отправку изображения по e-mail, но по специальному протоколу (T.37), позволяющему использовать факс-сервер, то есть устройство, связывающее компьютерную (Интернет) и телефонную линию с факс-машинами на обоих концах. Это дает возможность исключить оплату международного телефонного вызова при отправке факса за рубеж — некое подобие IP-телефонии. С этим не следует путать еще один способ отправки факса по сети — IP-факс, тоже очень редкое как для России, так и для остального мира явление. Его суть — в прямой интеграции потока информации с факса в сетевые пакеты (протокол T.38), это уже полный аналог IP-телефона. Преимущество по сравнению с предыдущим методом — реальное время, то есть отчет о передаче вы получите немедленно, точно так же, как с обычным факсом и телефонной линией.

Еще одна деталь сетевого МФУ — встроенный веб-сервер. Еще пару лет назад это было экзотикой, а сегодня — уже почти стандарт. Он чрезвычайно удобен для удаленного управления устройством. Достаточно только знать его сетевой адрес — наберите его в вашем веб-браузере и попадете на «персональную» интернет-страничку устройства. Обычно она дает максимально полную информацию о конфигурации и состоянии устройства, о текущих и выполненных заданиях. А если вы знаете администраторский пароль, то получаете полный контроль над всеми возможными настройками, адресной книгой, управлением доступом (если таковое возможно) и прочим.

В серьезной компании с большим количеством персонала можно выстроить иерархию печатающих устройств, например, из некоторого количества сетевых машин средней производительности, по одной на отдел. Но только после детального изучения специфики организации можно выбрать адекватное решение.

Во-первых, важен объем документооборота. Если он велик, то и суммарная производительность печатающих устройств должна быть соответствующей. Одна большая скоростная машина в большинстве случаев экономически выгоднее нескольких малых. А если какое-то подразделение или отдельный сотрудник выбивается из общей массы в своих потребностях, его логично обеспечить выделенным аппаратом. Например, бухгалтеру на рабочем месте удобно иметь небольшой персональный монохромный аппарат формата А4.

Стоит отметить, что практически все машины верхних линеек имеют формат А3, а А4 — исключение из правила. Дело в том, что, во-первых, в «целевых» организациях в большинстве случаев достаточно места для объемного аппарата. Во-вторых, «расширение» печатающего механизма вносит относительно малую часть в общий объем и стоимость аппарата по сравнению с объемом и стоимостью других, усовершенствованных узлов, электронной начинки и программного обеспечения. Кроме того, печать в наиболее употребляемом формате (А4) они способны производить поперек, а не вдоль (захватывая «длинный» край листа), что дает дополнительный плюс в производительности и износостойкости. По той же причине цветные механизмы имеют в этом сегменте более выгодное положение, чем в низших: цвет не увеличивает себестоимость податчиков и финишных механизмов, коммуникативных модулей, систем хранения, разграничения доступа к данным и других элементов, которые отсутствуют в машинах начального и среднего уровня.

Если сводить большой объем печати на одну машину, то и оборудовать ее надо соответственно. Здесь нужно учитывать то, что такой аппарат зачастую находится далеко от компьютера, с которого производится та или иная операция, поэтому он должен обладать определенной автономностью. Необходимо обеспечить достаточный объем податчиков бумаги, очень разумно будет приобретение дуплекса и автоматического двухстороннего податчика оригиналов, если их не было в базовой поставке. Зачастую на такое устройство отправляют сразу несколько объемных заданий с разных компьютеров, а для их обработки нужен соответствующий объем памяти. Проблему решают установкой внутреннего жесткого диска. Но редкая современная машина использует HDD только как дополнительную «оперативку», ведь это прекрасное средство для длительного хранения данных. Расскажем о типичных функциях МФУ с установленным «винчестером».  Что такое «хранение задания», объяснять не нужно. Действительно, удобно держать наиболее используемые документы, например, фирменные бланки, на самом печатающем устройстве, где они доступны всем сотрудникам.

«Пробная печать» — тоже «говорящее» название. Этот режим нужен для экономии при выводе объемных документов: пользователь отправляет с компьютера через сеть файл на жесткий диск МФУ, подойдя к аппарату и распечатав одну или несколько страниц, оценивает, удовлетворительны ли качество и формат вывода, а затем решает, выводить ли задание целиком или отменить его. «Конфиденциальная печать» сходна с «пробной»: МФУ хранит странички в электронном виде на жестком диске, пока пославший задание пользователь не подойдет к аппарату и не введет с панели управления пароль. Таким образом, исключено попадание документа в нежелательные руки.

Более «продвинутые» машины не ограничиваются этими тремя функциями и берут на себя работу документсервера. Такое устройство работает с каждым пользователем индивидуально, помнит его настройки, хранит его файлы в отдельных папках, ограничивает его возможности, если это необходимо. Естественно, у каждого сотрудника — свой пароль, а администратор имеет доступ ко всем профилям. Пространство жесткого диска доступно пользователю и через операционную панель машины, и по сети, иначе в нем было бы мало смысла. Кстати, «пульт управления» документ-сервера соответствующий: сравнительно небольшое количество клавиш и большой сенсорный дисплей (встречаются даже цветные экраны формата VGA). Для таких аппаратов часто поставляют различные средства беспроводной связи, бывают у них и разъемы для подключения USB-носителей (флэшек), и слоты для карт памяти. Типы файлов, которые МФУ «читает» с них, — TIFF, JPEG и PDF.

А что такое уже дважды упомянутые нами «финишные опции»? Это устройства, устанавливаемые на выходе («финишеры»). Они бывают нескольких типов. Функция дырокола понятна из названия, степлер просто сшивает страницы скрепками, брошюровщик тоже сшивает, но умеет и сгибать листы. Есть еще сортировщики — адресный накопитель с несколькими лотками не дает листам разных документов лежать в одной стопке, а сдвигающий сортировщик укладывает копии документа так, что их легко разделить. Обычно к МФУ нельзя присоединить одновременно два финишера, но конструкция их такова, что поменять их — занятие нетрудоемкое.

В большой фирме, как мы уже говорили, целесообразно создать иерархию средств печати с различной производительностью, например, для объемных заданий установить высокопроизводительный аппарат, в каждый отдел — по сетевой машине средней производительности и отдельным сотрудникам с частыми сиюминутными потребностями — по персоналке на стол. Но здесь есть еще пара тем, о которых хочется упомянуть. Большинство многофункционалов (и принтеры) способны принимать задания непосредственно из Интернета, что обеспечивает сотрудникам мобильность. Некоторые сетевые машины способны сотрудничать между собой. Например, у устройств производства Sharp это называется «тандемная сетевая печать» — два МФУ работают вместе и «помогают» друг другу в различных ситуациях, в частности, выполняют одно большое задание вдвоем.

Существуют программно-аппаратные решения для организации документооборота в серьезной транснациональной компании, пример — комплекс FollowMe фирмы Ringdale. Его суть — в создании сети серверов печати и установке контролирующей аппаратуры на каждое многофункциональное устройство или принтер. Система обеспечивает возможность отправки пользователем на печать документа из любого места и получение его на любом подключенном к ней печатающем устройстве — роуминг, в том числе и международный. Кроме того, комплекс позволяет контролировать и оптимизировать документооборот. Но подобные системы — это уже тема отдельной статьи.

Итак, что же нужно для правильной организации документооборота? Верно оценить предполагаемый объем вывода, конфигурацию печатных устройств в соответствии со структурой офиса и определить необходимые функции. Обратите внимание на базовую комплектацию устройств и список подключаемых к ним опций — то, на что они способны в будущем, и неплохо бы прикинуть стоимость печати (об этом мы уже писали в одном из номеров). Последний немаловажный фактор — доступность расходных материалов и сервиса.